応募フォームの運用方法
このページでは、応募フォームで送られたデータの管理や、自動返信メールの宛先の変更方法など、応募フォームの運用方法を図解します。
自動返信メールの宛先の変更方法
別のページでも解説しましたが、応募フォームはこのような流れになっています。緑の矢印が、システムから自動で送信されるメールです。
この自動で送信されるメールのうち、３の宛先を変更する方法をご紹介します。
たとえば、「今はAさんのアドレスに送信されているけど、これをB君のアドレスに送られるようにしたい」といった場合です。
アドレスの登録
送信先に設定するアドレスは、あらかじめ登録しておく必要があります。すでに登録されている場合はここはSKIPしてください。
アドレスが登録されているかどうかの確認方法
オレンジフォームにログインします。
ここをクリックしてください。
この一覧に表示されていれば登録済です。
登録されていない場合は、このあとの方法で登録してください。
アドレスの登録方法
アドレスが登録されていない場合は、この方法で登録してください。
送信者メールアドレス認証画面のここに、登録したいアドレスを入力して送信します。
このようなメールが送られてきますので、URLをクリックして認証をしてください。
この一覧に表示されていれば登録済です。
送信先メールの変更方法
オレンジフォームにログインします。
アドレスを変更したいフォームをクリックで選択します。自動返信メールの送信先は、フォームごとに設定されています。
ここをクリックします。
ここでアドレスを変更して、下の方の更新ボタンを押します。
以上で、管理者宛ての自動返信メールの送信先が変更されました。
自動返信メールの内容の修正方法
ここでは、冒頭の図の２の自動返信メールの内容を修正する方法をご紹介します。
ホームページの運用において、外部に委託すると有償になるものも、簡単なものであれば自分で直せればタダですし時間もかからずに済みます。
メールを修正するフォームを選択します。
ここで、「送信者名」「件名」「本文」を修正することができます。
必ず最後に更新ボタンを押してください。
本文修正の際の「%%」のついた文字について
本文の最初の行には、「%%sei%%様」という1文があり、最後の方にも「%%title%%」などの謎の文字が並んでいます。これについて解説します。
この「%%」で囲まれた文字は「置き換え可能な文字列」となっていて、こちらにその一覧が書かれています。
たとえば、「%%sei%%」は「姓」とあります。つまり、自動で応募者の名字に置き換わる、ということです。
実際に返信メールを見てみると、1行目に「山田太郎様」と表示されています。
「あれ？名字だけじゃなかったの？」と思いますよね。実は、御社の応募フォームの場合、お名前を姓名に分けずに一行で入力してもらっているので、「%%sei%%」はその全部を指すようになっているんです。
1行目に「〇〇様」と自分の名前が入っていると、それだけで何となく嬉しいものですもんね。
お名前以外にはあまり使用しないとは思いますが、そのような使い方になっていることをご案内いたしました。
フォームで送られたデータの管理方法
応募者からフォームで送信されたデータは、その都度メールで連絡されますが、「3か月前のあの時のデータ…」となると、それだけでは不便ですよね。
オレンジメールでは、無料版であってもちゃんとデータを管理することができますので、その方法をご紹介します。
過去のデータを一覧で見る方法
過去のデータをこのように一覧で表示させる方法です。
データを削除する方法
テストデータなど不要なデータは削除できます。
一覧を表示させ、消したいデータにチェックを入れ、削除ボタンを押せば削除が完了します。
データをダウンロードする方法
たとえば応募者の一覧表を作りたい場合など、一覧の画面からデータをコピーすることもできますが、量が多かったりすると、一括でダウンロードできると便利ですよね。
一覧表のこのリンクから、CSVの形でダウンロードすることができます。
ダウンロードの仕方
データをダウンロードしたいフォームを選択します。
ここをクリックすることで全件のデータがダウンロードされます。
この時必ず「入力項目のみ」を選んでください。「全項目」にすると大量の無関係なデータが入ってきてしまいます。
全件ではなく、データを選んでダウンロードしたい場合は、一覧リストでチェックを入れてここをクリックします。
好きなフォルダを選んで保存します。
このように、CSVファイルの形でダウンロードされます。
CSVファイルの扱い方
CSVファイルは、エクセルもしくはメモ帳で開くことができます。
エクセルで開くとこのような感じ
メモ帳で開くとこのような感じです。
エクセルで開いた場合は、セルの幅などを変更したのち、「.xlsx」（エクセルbookの形）で保存すると扱いやすくなります。
